1. Home
  2. Nieuws
  3. Eventmanager van golfcongres in Berlijn

Eventmanager van golfcongres in Berlijn

Astrid studeert aan Hogeschool Tio en loopt stage als eventmanager. Ze organiseert een golfcongres in het Hilton in Berlijn.

Eventmanagement stage

Alsof ze nooit anders heeft gedaan en al jarenlang meeloopt in het eventvak. Astrid Otten, studente Hotel- en Eventmanagement in Utrecht, liep stage bij de EGCOA (European Golf Course Owners Association). Ze organiseerde zelfstandig het jaarlijkse internationale congres in Berlijn.

Hoe ben je aan deze stage gekomen?

“Ik heb me ingeschreven op stageplaza.nl, via deze site kun je stagebedrijven zoeken en kunnen zij jou benaderen. EGCOA nodigde me uit voor een gesprek, omdat zij dachten dat ik wel eens de kandidaat zou kunnen zijn die ze zochten.”

Wat hield je stage precies in?

“Ik heb het jaarlijkse driedaagse internationale congres in Berlijn georganiseerd. Hierbij waren veel belangrijke mensen uit de hele (golf)wereld aanwezig. En ik was eigenlijk de eventmanager. Van begin tot eind heb ik alles georganiseerd en contacten onderhouden. Sponsorwerving, deelnemersregistratie, contacten onderhouden met hotel en sprekers, het bijhouden van de website en het schrijven van persberichten, het boeken van vliegtickets, draaiboeken maken, het budget bijhouden, teveel om op te noemen. Ook in Berlijn, tijdens het congres zelf, was ik verantwoordelijk voor het verloop van het congres en het aanspreekpunt voor sponsors en gasten. Heel uiteenlopend, maar wel super om te doen!”

Hoe bevalt dit werk je? Is het wat je ervan verwacht had?

“Het beviel supergoed. Het was zelfs meer dan ik verwacht had, doordat ik heel veel verantwoordelijkheid kreeg. Minder leuk is natuurlijk dat je als het congres nadert lange dagen maakt en heel veel aan je hoofd hebt. Het leuke is uiteindelijk als je echt in Berlijn staat en alles loopt. Dat geeft echt een kick.”

Waar ben je tijdens je stage tegenaan gelopen?

“Je moet nooit ergens zomaar vanuit gaan, alles gaat altijd anders dan je denkt. Dat is een wijze les die ik geleerd heb; controleer altijd alles. In deze branche moet je altijd heel zeker van je zaak zijn, anders ga je onnodig grote fouten maken.”

Wat kun je zeggen over het bedrijf (EGCOA) zelf? Wat is het voor soort bedrijf en hoe is de sfeer?

“De EGCOA is een klein bedrijf. Het overkoepelt de landelijke verenigingen en behartigt de belangen van golfbaaneigenaren en –managers op Europees gebied, bijvoorbeeld met betrekking tot regelgeving en kennisuitwisseling. Ook onderhouden zij goede contacten met de verenigingen uit Amerika en Azië. De sfeer is goed, maar wel zakelijk, misschien komt dat ook doordat er eigenlijk alleen maar mannen werken.”

Wat is het leukste aan deze stage?

“Dat ik in de praktijk heb kunnen brengen wat ik geleerd heb de afgelopen jaren. Ook het sociale aspect, het omgaan met voor het bedrijf belangrijke mensen, is leuk en vraagt een beetje extra aandacht van je. Het is geweldig als mensen je achteraf een mail sturen om je te bedanken voor de goede tijd die ze gehad hebben en dat er over de hele wereld over jouw congres gepraat wordt.”

Welke situatie is je het meest bijgebleven?

“Het is natuurlijk belangrijk dat je van tevoren weet hoe de locatie eruit ziet. Daarom zijn we een dag op en neer geweest naar Berlijn. ’s Ochtends heel vroeg in het vliegtuig, om vervolgens in vier uur tijd het hotel te bekijken en te overleggen met de conference- en & salesmanager van het hotel, de general manager en het bedrijf dat voor ons de techniek zou regelen. Even lunchen en ’s middags met de trein terug en ’s avonds was ik gewoon weer thuis. Een bizarre, maar fantastische dag.”

Wat is voor jou de grootste uitdaging in je werk?

“Zorgen dat mensen het naar hun zin hebben en nog vaak zullen terugdenken aan het evenement wat jij georganiseerd hebt. De truc is het niet te laten merken als er iets fout gaat; problemen los je zelf achter de schermen en zo creatief mogelijk op.”

Waar zien we jou over tien jaar?

“Hopelijk werk ik over tien jaar voor een middelgroot maar wel bekend evenementenbureau als eventmanager. Op dit moment spreekt de organisatie van festivals me wel aan.”

Aan welke vakken bij Tio heb je het meeste gehad?

“Het klinkt misschien stom, want de meeste studenten vinden het vak niet zo boeiend, maar het is toch echt communicatie. Het is zo belangrijk dat je goed kunt communiceren en in kunt schatten hoe mensen gaan reageren. Voor mij was Engels ook belangrijk, aangezien alle communicatie in het Engels verliep.”

Heb je tips voor studenten die graag een eventstage willen?

“Ga ervoor! Neem geen genoegen met minder en zoek een stage die je uitdaagt!”

 Accepteer cookiesJa, ik accepteer cookies om optimaal van de mogelijkheden van Hogeschool Tio gebruik te kunnen maken. Meer info